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Rechnungs-Checkliste Schweiz
Alle Pflichtangaben für eine korrekte Rechnung auf einen Blick — einfach abhaken, Status verfolgen und bei Bedarf ausdrucken. Kostenlos, ohne Anmeldung, direkt im Browser.
Diese Checkliste läuft vollständig in deinem Browser — keine Daten werden gespeichert oder übertragen. Positionen mit «Bei MwSt» sind nur relevant, wenn du mehrwertsteuerpflichtig bist (Jahresumsatz ab CHF 100'000). Diese Checkliste ersetzt keine Rechtsberatung.
So funktioniert's
In 3 Schritten zur vollständigen Rechnung
Rechnung erstellen
Erstelle deine Rechnung mit deinem bevorzugten Tool — Word, Excel, Buchhaltungssoftware oder direkt in deinem Browser.
Checkliste abarbeiten
Gehe jeden Punkt durch und hake ihn ab, sobald er auf deiner Rechnung vorhanden ist. Der Fortschrittsbalken zeigt dir, wie weit du bist.
Abschicken oder drucken
Sobald alle Pflichtfelder erledigt sind, kannst du die Checkliste ausdrucken oder die Rechnung direkt versenden.
Hintergrundwissen
MwSt-Sätze in der Schweiz 2024
Seit dem 1. Januar 2024 gelten in der Schweiz folgende Mehrwertsteuersätze. Als MWST-pflichtige Person musst du auf Rechnungen den angewendeten Satz und den Steuerbetrag separat ausweisen.
| Steuerart | Satz | Gilt für |
|---|---|---|
| Normalsatz | 8.1% | Die meisten Waren und Dienstleistungen |
| Sondersatz Beherbergung | 3.8% | Übernachtungen in Hotels, Ferienwohnungen |
| Reduzierter Satz | 2.6% | Lebensmittel, Bücher, Zeitungen, Medikamente |
Steuerbefreiung: Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter CHF 100'000 sind von der MWST befreit und müssen keine Steuer ausweisen. Eine freiwillige Unterstellung ist möglich. Bei steuerbefreiten Umsätzen (z.B. Bildung, Gesundheit) darf keine MwSt ausgewiesen werden.
QR-Rechnung: Seit dem 30. September 2022 ist die QR-Rechnung das einzige standardisierte Zahlungsverfahren in der Schweiz. Der Swiss QR Code enthält alle Zahlungsdaten und ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung. Empfohlen wird sie für alle Rechnungen an Geschäftskunden.
Häufige Fragen
Fragen zur Rechnungsstellung in der Schweiz
Eine korrekte Rechnung in der Schweiz enthält: Name und Adresse des Leistungserbringers, Name und Adresse des Empfängers, Rechnungsdatum, eindeutige Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Betrag (netto und brutto), MwSt-Satz und -Betrag (falls steuerpflichtig), UID-Nummer, Zahlungsfrist sowie IBAN oder QR-IBAN für die Zahlung.
In der Schweiz sind Unternehmen ab einem Jahresumsatz von CHF 100'000 mehrwertsteuerpflichtig und müssen die MwSt auf Rechnungen ausweisen. Unterhalb dieser Grenze kann freiwillig auf die MwSt-Pflicht verzichtet werden. Der Normalsatz beträgt seit 2024 8.1%, der Sondersatz für Beherbergung 3.8% und der reduzierte Satz 2.6%.
Die QR-Rechnung ist seit 2022 das einzige standardisierte Zahlungsverfahren in der Schweiz und hat den orangen und roten Einzahlungsschein abgelöst. Sie enthält einen Swiss QR Code mit allen Zahlungsinformationen. Für Geschäftskunden ist die QR-Rechnung empfehlenswert, da sie eine effiziente Verarbeitung ermöglicht. Bei Privatrechnungen oder digitalen Überweisungen reicht auch die Angabe der IBAN.
Die UID (Unternehmens-Identifikationsnummer) ist eine eindeutige Nummer für alle in der Schweiz registrierten Unternehmen. Als MwSt-pflichtige Person wird sie zur MWST-Nummer ergänzt: CHE-123.456.789 MWST. Sie muss auf allen Rechnungen angegeben werden, auf denen MwSt ausgewiesen wird.
Ja. Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer ist ein Pflichtbestandteil jeder Rechnung. Sie erleichtert die Buchhaltung, ermöglicht die eindeutige Zuordnung bei Zahlungsein- oder -ausgängen und ist bei einer allfälligen Steuerprüfung erforderlich. Die Nummerierung muss lückenlos und nicht manipulierbar sein.
In der Schweiz gilt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Geschäftsunterlagen, darunter auch Rechnungen (Art. 958f OR). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Geschäftsjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechnungen dürfen auch elektronisch archiviert werden, sofern sie jederzeit lesbar und unveränderbar gespeichert sind.
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